★出国（境）报销规范性要求：
（1）一份任务批件/申请表对应的国外票据需一次核销，不可以分批报销。
（2）所有外文报销凭证（发票或收据）须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字。
（3）严格按照出国申请行程出访，原则上行程不可发生更改。
（4）请在回国后15天内办理。
★出国（境）报销流程：
（1）登录上海大学PIM系统，找到【出国境总结与报销】流程
（2）按要求填写：行程表-出国小结-学院审核-专管员确认-国际部审核-填写换汇表-财务处审核，流转至财务处审核时，请携带如下材料至外汇柜台办理
★教职工
出国（境）报销需提供的材料：
（一）出国（境）证明文件
（1）任务批件：教职工提供《上海大学出国、赴港澳校内证明》原件及《因公出国或赴港澳台申请表》（可至PIM系统—“已结束事宜”中打印）。
（2）公务护照或通行证的个人信息页的复印件、中国边检出境和入境记录页的复印件。如使用电子护照（通行证）自助出入境，须当场打印出入境记录，避免后续补办。
（3）中英文邀请信
（二）费用开支凭证
（1）机票费：航空运输电子客票行程单（机票为公务机票），公务卡支付的消费记录（或通过代理公司购买后，由财务处汇款支付）。如因特殊情况未购买国内航空公司的公务机票，须至PIM系统申请《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批》。不同国家或城市间的飞机票需在出国前预定联程机票，在国外期间购买的机票不能报销。
（2）签证费：外事服务中心签证费发票或使领馆出具的签证费发票。
（3）保险费：基本保险费发票及保单。
（4）住宿费：
l 国外酒店、宾馆开具的用外汇结算住宿费收据或发票（带有INVOICE或RECEIPT字样）及消费记录。
l 携程平台预订酒店，公务卡刷卡支付人民币，提供国内发票及酒店订单页、公务卡刷卡记录。
（5）注册费：如参会产生会议注册费，附会议注册费通知函和发票。
l 自行缴纳外币会议注册费或会议现场收取，提供带有INVOICE或RECEIPT字样国外发票、消费记录。
l 若会议通知上注明会议注册费由中国代理机构收取，缴纳人民币至国内账户，需要提供国内发票、消费记录。
（6）城市间交通费：提供城市间交通费发票（所对应行程出国前已获国际部批准）。城市间交通费是指不同国家、不同城市间的列车或长途巴士等车费（不可租车）。
（7）其他证明：如教师带学生团出访交流，须附与培训机构签订的合同或协议，出访期间费用应一次性核销。
★外籍教师/人才派遣/持有出访国绿卡人员
出国（境）报销需提供的材料：
（一）出国（境）证明文件
（1）《上海大学出国、赴港澳任务批件》原件、《因公出国或赴港澳台申请表》
（2）护照或通行证的个人信息页的复印件、中国边检出境和入境记录页的复印件。如使用电子护照（通行证）自助出入境，须当场打印出入境记录，避免后续补办。
（3）中英文邀请信
（二）费用开支凭证
（1）机票费：航空运输电子客票行程单，银行卡支付的消费记录（或通过代理公司购买后，由财务处汇款支付）。如因特殊情况未购买国内航空公司的机票，须至PIM系统申请《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批》。不同国家或城市间的飞机票需在出国前预定联程机票，在国外期间购买的机票不能报销。
（2）签证费：外事服务中心签证费发票或使领馆出具的签证费发票。
（3）保险费：基本保险费发票及保单。
（4）住宿费：
l 国外酒店、宾馆开具的用外汇结算住宿费收据或发票（带有INVOICE或RECEIPT字样）及消费记录。
l 携程平台预订酒店，刷卡支付人民币，提供中国发票及酒店订单页、消费记录。
（5）注册费：如参会产生会议注册费，附会议注册费通知函和发票。
l 自行缴纳外币会议注册费或会议现场收取，提供带有INVOICE或RECEIPT字样国外发票、消费记录。
l 若会议通知上注明会议注册费由中国代理机构收取，缴纳人民币至国内账户，需要提供国内发票、消费记录。
（6）城市间交通费：提供城市间交通费发票（所对应行程出国前已获国际部批准）。城市间交通费是指不同国家、不同城市间的列车或长途巴士等车费（不可租车）。
★学生
出国（境）报销需提供的材料：
（一）出国（境）证明文件
（1）《上海大学出国、赴港澳校内证明》原件、《因公出国或赴港澳台申请表》
（2）护照或通行证的个人信息页的复印件、中国边检出境和入境记录页的复印件。如使用电子护照（通行证）自助出入境，须打印出入境记录，避免后续补办。
（3）中英文邀请信
（二）费用开支凭证
（1）机票费：航空运输电子客票行程单，银行卡支付的消费记录（或通过代理公司购买后，由财务处汇款支付）。如因特殊情况未购买国内航空公司的机票，须至PIM系统申请《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批》。不同国家或城市间的飞机票需在出国前预定联程机票，在国外期间购买的机票不能报销。
（2）签证费：外事服务中心签证费发票或使领馆出具的签证费发票；
（3）保险费：基本保险费发票及保单。
（4）住宿费：
l 国外酒店、宾馆开具的用外汇结算住宿费收据或发票（带有INVOICE或RECEIPT字样）及消费记录。
l 携程平台预订酒店，刷卡支付人民币，提供国内发票及酒店订单页、公务卡刷卡记录。
（5）注册费：如参会产生会议注册费，附会议注册费通知函和发票。
l 自行缴纳外币会议注册费或会议现场收取，提供带有INVOICE或RECEIPT字样国外发票、消费记录。
l 若会议通知上注明会议注册费由中国代理机构收取，缴纳人民币至国内账户，需要提供国内发票、消费记录。
（6）城市间交通费：提供城市间交通费发票（所对应行程出国前已获国际部批准）。城市间交通费是指不同国家、不同城市间的列车或长途巴士等车费（不可租车）。
